Fattura elettronica 2019: soggetti esclusi, obblighi, ma soprattutto, cosa fare?

Fattura elettronica 2019 tutto quello che c’è da sapere sul nuovo obbligo scattato dal 1 gennaio 2019 per privati e imprese

La fatturazione elettronica, obbligatoria dal 1° gennaio

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette quindi di abbandonare il supporto cartaceo. Le nuove fatture elettroniche sono sviluppate con un linguaggio informatico (il linguaggio XML) che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni a norma di legge.

Nella fatturazione elettronica rientrano i fornitori e le pubbliche amministrazioni a cui è destinata la fattura. Il primo passo è compiuto dalla pubblica amministrazione, che deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto di lettere e numeri detto “codice di ufficio” per la fatturazione elettronica. Il codice deve essere inserito in fattura assieme alla partita IVA, indirizzo e data del documento, con tutte le altre informazioni rilevanti a livello fiscale. Dopo averla redatta deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente, per garantire alla Pubblica Amministrazione l’origine di emissione della fattura elettronica.

Si tratta quasi di una “rivoluzione” per le aziende e i professionisti, i quali dovranno chiaramente adeguarsi al nuovo obbligo acquisendo strumenti, competenze e programmi per attuare al meglio la procedura di fatturazione digitale; si tratta, in effetti, di fare veri e propri investimenti nella direzione dell’innovazione.

La fatturazione elettronica, comunque, ha anche diversi vantaggi: con l’eliminazione del cartaceo i processi diventeranno automatizzati e integrati con conseguente riduzione di costi e tempi, anche e soprattutto per quanto riguarda l’archiviazione e i controlli fiscali.

La fattura elettronica nel regime forfettario

Chi aderisce al regime forfettario ha a disposizione una serie di semplificazioni circa la tenuta delle scritture contabili e soprattutto non sarà tenuto ad addebitare l’IVA. Essere esenti da IVA implica che non ci sia l’obbligo di comunicazione, dichiarazione e liquidazione ad essa connessi. L’Agenzia delle Entrate ha quindi esonerato i soggetti che rientrano nel regime forfettario dagli obblighi della fatturazione elettronica. Resta obbligatorio solo ed esclusivamente per i rapporto con le Pubbliche Amministrazioni.

Per un elenco di tutti gli esclusi alla fattura elettronica.

Ma a livello pratico, come funziona la fattura elettronica?

Per emettere una fattura elettronica occorre per prima cosa creare un documento in formato XML, il quale dovrà essere della dimensione massima, per singola fattura, di 5 Mb. Ci sono diversi software a pagamento – come Danea, Team System, Aruba – che permettono di fare la fattura elettronica in maniera semplice e veloce, così come altri gratuiti come quello realizzato dalle Camere di Commercio oppure compilarla direttamente nell’area personale presente nel sito dell’Agenzia delle Entrate tramite il servizio dedicato.

Tale documento dovrà poi essere validato a livello legale attraverso la firma digitale, la quale deve essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid); o, in alternativa, può esser fatta richiesta alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi. Oltre alla firma digitale, i file dovranno inoltre contenere tutte le informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo Pec e il riferimento temporale.

Una volta completa di questi elementi la fattura è pronta per l’invio. La fattura elettronica firmata digitalmente può essere inviata anche tramite il servizio dedicato nell’area personale dell’Agenzia delle Entrate, scegliendo l’opzione “Trasmissione” e inserendo il file .xml. Dopo aver cliccato su “Invia” il mittente riceverà la conferma di trasmissione – nella quale sono indicate data, ora e codice ID – e potrà monitorarla nell’area dedicata presente nell’area personale.

Per quanto attiene alla consegna, invece, è lo stesso sistema Sdi ad occuparsi di recapitare la fattura (ma ciò non vale per le fatture transfrontaliere e per le fatture b2c). Sempre all’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) è assegnato il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche.

Prodotte e trasmesse, le fatture dovranno poi essere conservate con un formato digitale a norma per 10 anni.

Il sito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida pratica per tutti i contribuenti, 2 video-tutorial e una nuova sezione del sito web per trovare più velocemente tutte le informazioni utili sulla fatturazione elettronica.

All’interno della sezione tematica dedicata di Fatturazione elettroniche e corrispettivi, c’è anche la guida AdE che spiega anche come emettere, inviare e conservare le proprie fatture come funziona la generazione QR-Code ed il Sistema di Interscambio SdI.

Vi ricordiamo infine che l’Agenzia delle Entrate al fine di facilitare l’adempimento, ha previsto una procedura più semplice per conferire/revocare l’uso dei servizi fattura elettronica e del cassetto fiscale ai commercialisti ed intermediari, con il nuovo modulo delega fattura elettronica 2019.

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